Arranqué el 2021 sintiendo una gran atracción por libros y contenidos relacionados al Tiempo, es por eso mismo que vengo compartiendo descubrimientos de cautivante exploración — por ejemplo: Gestionar el tiempo o eliminar la obligación ó Menos FOMO, Más JOMO.
En este asombroso camino recorrido, lleno de descubrimientos y experimentos, tuve la suerte de cruzarme con una técnica de organización de tareas personales, que incorporé casi de inmediato para ver cómo me resultaba.
Aunque no creo en la suerte, más bien en las resonancias y en que sólo cuando estamos listxs para aprender es cuando el/la maestrx aparece, es que me propongo compartir esta técnica para que le sirva a muchas más personas.
Esta técnica combina la idea de los Tableros de Tareas Visuales y la de Personal Kanban, ya que incorpora columnas para que podamos ubicar nuestras tareas personales de acuerdo al estado y temporalidad en la que se encuentran.
Esta nueva propuesta supera ampliamente a mi versión anterior de organización, en la que a diario escribía en una checklist de Google Keep cuáles eran las tareas que planificaba para ese día, e iba tildando a medida que las completaba.
Ahora cuento con un inventario de objetivos y metas de corto, mediano y largo plazo, donde puedo visualizarlos y subdivirlos en tareas, que organizo y planifico en el tiempo: mes, semana o para el día actual.
Armar el tablero
Voy a compartirles cómo empecé a usarlo yo, a modo de guía, así cada quien encuentra la manera que más le sirve para organizarse.
Para seguir sumando con la comunidad y resonar con aquellas personas listas para experimentar diseñé en Trello el Scrum ToDo List template listo para empezar a usarse.
Como primer paso escribí tarjetas en la columna de LOGROS con todo lo que quería lograr en el corto, mediano y largo plazo; y a cada logro le agregué una etiqueta de color para agruparlo por categoría, por ejemplo: cursos, proyectos, finanzas, etc.
Lo siguiente fue subdividir los LOGROS en tareas accionables, que escribí en tarjetas y las ubiqué en la columna ToDo (me gusta que en inglés significa hacer mientras que en español se puede leer como todo lo que tenemos por hacer) manteniendo la misma etiqueta de color que el logro relacionado.
Opcionalmente, a cada tarea se le puede agregar una fecha límite, en la que debería realizarse, y también una notificación para que Trello nos lo recuerde.
“Una lista completa y bien definida de proyectos, actualizada y revisada al menos semanalmente, es la clave para una productividad sin estrés.” — David Allen
Poner el tablero en Acción
Una vez que escribí y ubiqué todos los LOGROS y tareas relacionadas me propuse planificar cuáles consideraba realizables durante el mes en curso y las moví de la columna ToDo a la columna MES. Luego moví a la columna SEMANA aquellas tareas que quería, y podía, realizar durante esa misma semana.
De esta manera ya tenía el tablero en acción y listo para empezar a usar a diario, lo que quedaba era organizar con qué frecuencia iba a actualizar y realizar las planificaciones.
Decidí que cada domingo iba a realizar mi planificación semanal de tareas moviendo de la columna MES a la columna SEMANA aquellas que me proponía realizar durante la semana entrante. También decidí que iba a hacer mi planificación mensual el último día de cada mes, lo que implica recorrer todas las tareas de la columna ToDo, elegir aquellas realizables durante el siguiente mes y ubicarlas a la columna MES.
Además me propuse planificar a diario qué tareas iba a realizar ese mismo día, moviéndolas de la columna SEMANA a la columna HOY. Por último, y para que este sistema tenga sentido, cada tarea completada la iría moviendo a la columna HECHO.
Sin mucho más, ya había implementado no sólo un tablero visual de logros y tareas sino también un sistema de organización accionable con el que, periódicamente, me iba a mantener organizado con todas las cosas pendientes por hacer.
Mantener el tablero
Me parece clave aclarar en este punto que el tablero lo reviso a diario, más de una vez, no sólo para planificar las tareas del día e ir moviéndolas a la columna HECHO cuando las completo; sino también para ir incorporando nuevos logros y/o tareas que van emergiendo cada día.
Esta incorporación al tablero la hago “lo antes posible” para que deje de ocupar “espacio de preocupación en mi mente” e ingrese en este sistema de organización accionable. Lo primero que me pregunto antes de incorporar un nuevo item es si es un logro, que debería subdividir en múltiples tareas, o una simple tarea, luego lo ubico en la/s columna/s correspondientes:
- ToDo: sin fecha temporal.
- MES: para realizar durante el mes en curso.
- SEMANA: para realizar durante esa semana.
- HOY: si quiero realizarla ese mismo día.
Como mencioné anteriormente, también le agrego la etiqueta del color correspondiente a la categoría al que pertenece el nuevo logro y/o tarea.
Mis primeras percepciones
“La capacidad personal de generar energía es directamente proporcional a la capacidad de relajarse” — David Allen
Llevo unas 3 semanas usando este sistema con excelentes resultados, principalmente en el dominio emocional, ya que lo que vengo sintiendo es menos preocupación por lo que tengo pendiente y más foco en lo que me propongo hacer de manera diaria, semanal y mensual. Además que me resulta super gratificante y motivador cada vez que muevo una tarjeta a la columna HECHO o agrego un nuevo objetivo a la columna LOGROS.
Espero que este sistema de organización accionable te aporte tanto valor como me viene aportando a mí y me encantaría que me compartas cualquier idea de mejora que quieras incorporarle al template.
Inspirado en A Better To-Do List, According to a Scrum Master y Taller del Tiempo de Kleer
